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FACTURATION (base)


Le programme de facturation permet de gérer les commandes, les bulletins de livraison et les factures en liaison avec la comptabilité, la gestion des débiteurs, éventuellement le fichier des articles et la gestion du stock.

 

Ce programme doit être adapté, après analyse, aux besoins spécifiques de chaque client (orga­nisation, méthodologie, présentation, impression de BV, de BVR en OCRB, type de produits, etc. ...).

 

Initialisation / modification

 

Création et mise à jour, si nécessaire, des fichiers suivants :

  • Fichier des articles ou services avec tarifs

  • Fichier des articles ou services avec tarifs

  • Fichier des conditions et conditions spéciales avec possibilités de saisie/modification/annulation/ recherche/visualisation et impression partielle ou sélective.

 

Opérations

 

Commandes et bulletins de livraison

  • Saisie/modification/annulation.

  • Impression provisoire ou définitive, sélective ou non.

  • Possibilité de modifier ou d'annuler après impression.

Factures

  • EImpression provisoire ou définitive, sélective ou non

  • Comptabilisation immédiate ou différée

  • Imputation automatique des comptes concernés comme les comptes de vente, rabais, TVA, etc. ...

  • Mise à jour automatique des postes ouverts

  • Imputation du journal de TVA imprimable tous les trois mois pour les déclarations fiscales

  • Liaison automatique avec le programme de gestion des stocks. Les stocks réels et virtuels peuvent être touchés à n'importe quel stade : commandes, bulletins ou factures.

  • Impression du journal de facturation.

  • Statistiques : possibilité de gérer des statistiques de divers type (vente, représentants, calculs de ristourne, etc. ...)

Le programme de gestion des débiteurs qui peut compléter le programme de facturation permet, entre autres, de saisir rapidement les paiements, d'obtenir des relevés de comptes et de gérer automatiquement les rappels et la liste des impayés après le troisième rappel.

 

 

OPTIONS

F-TVA

Imputation automatique d'un journal de TVA lors de l'émission des factures ou de l’encaissement.

Décompte périodique. Extourne automatique de la TVA sur les rabais ou escomptes.

 

F-GEST-BL

Saisie des commandes, impression de Bulletins de livraison avec indication de la quantité commandée, la colonne quantité livrée reste libre et est remplie par le magasinier.

Une phase de validation des BL permet de modifier les quantités effectivement livrées et de muter l'enregistrement des bulletins de livraison en factures.

 

F-CONF-CMDE

Cette option permet de d’imprimer une confirmation de commande liée directement à son enregistrement. Un programme de confirmation de commande déclenche l’impression immédiate ou différée des bulletins de livraison ou des factures.

 

F-GEST-ATT

Cette option permet de créer une nouvelle commande pour les parties de commandes non honorées lors de la validation des BL.

Impression d'une liste des commandes en attente triées par clients et d'une liste triée par articles.

 

F-RELEVE

Cette option permet d'imprimer de manière périodique une facture globale avec la mention de chaque livraison effectuée.

Les comptes des clients sont imputés du montant total de chaque facture.

 

F-COMPTANT

Cette option permet le déclenchement immédiat et automatique de l'impression de la facture après saisie.

La comptabilisation s'effectue directement de caisse à ventes sans passer par les tiers.

 

F-REPRES

- Possibilité d'intégrer la notion de représentants dans la gestion des débiteurs et la facturation.

- Enregistrement de représentants

- Liste des représentants

- Impression C.A. & commission dernière période ou cumulée

- Interrogation dernière période, ventes & commissions

 

F-OCRB

Permet l'impression des factures avec un bulletin bleu PTT et la ligne de codage OCRB.

La gestion des paiements clients est automatisée par l'envoi de disquettes PTT ou bancaires.

 

F-DEB-MON

Permet de gérer des factures clients en plusieurs monnaies.

Les postes ouverts seront tenus dans la monnaie du compte du client.

 

F-FAC-SECT

Imputation d'une section (compte analytique) par factures émises, c'est le montant hors taxes qui est imputé.

 

F-SECT-PO

Notion de sections (chantiers, départements, type de dossier, etc. ...) à l'intérieur des postes ouverts des clients. ( sous totalisation, rappels séparés, etc. ... )

 

F-C.S.V.

Permet d'avoir des Conditions Spéciales de Vente par article et par client. Ce prix peur être un prix unitaire ou calculé par un pourcentage.

 

F-TXT-ART

Possibilité d'insertion automatique des textes à l’intérieur d'une facture.

Ces textes peuvent être directement liés à des articles ou appelés séparément.

 

F-SOUS-TOT

Possibilité de gérer des sous totaux avec ou sans rabais, à l'intérieur du corps d'une facture ainsi que des récapitulatifs en fin de facture.

 

F-STAT

Lors de l'impression définitive des factures, imputation d'un fichier statistique. Un programme permet d'interroger les ventes par client ou par article, détaillés ou résumé, pour une période donnée.

Ce fichier peut être épuré par date de factures et être exploité par des outils WINDOWS (Excel, Lotus, etc. ... ) ou des programmes spécifiques.

 

F-DUP-FAC

Permet de retrouver à l’écran le détail d'une facture client émise, qu'elle soit déjà payée ou non, évitant ainsi la recherche dans les classeurs. Permet aussi l'impression de duplicata.

 

F-RECONDUCTIBLE

Par l’installation de cette option, il est possible d’enregistrer une facture qui sera traitée périodiquement. On enregistre le nombre de factures désirées ainsi que la fréquence d’émission. Il est possible à tout moment de modifier la facture ou ses paramètres.

 

F-LANGUE

Cette option donne la possibilité de gérer la facturation en fonction de la langue du client. Le libellé des articles (qui peut être enregistré en quatre langues) ainsi que les factures s’impriment dans la langue appropriée, soit en Français, Anglais, Allemand ou Italien.

 

F-ACOMPTE

Au cours de l'enregistrement d'une facture, possibilité d'indiquer qu'un acompte a été versé. Ce montant viendra en déduction du montant global de la facture. Il générera automatiquement les écritures comptables, dans les comptes clients, dans la comptabilité générale ainsi que le journal TVA.

 

F-DEVIS
L'enregistrement et l'impression des devis se font de la même manière que les factures. Un programme permet le passage d'un devis en facture qui peut être reprise et modifiée.


F-CONCERNES
Possibilité d'enregistrer des concernes "standards" et de les appeler au moment de l'enregistrement des factures. Ces concernes s'affichent, mais sont modifiables. Ils seront imprimés juste avant le corps de la facture.

 

F-FAC-RETENUE
Au moment de l'enregistrement d'une facture, il est possible d'indiquer que cette facture ne sera pas traitée au moment de l'impression, elle restera en attente. Une interrogation globale permet de connaître les factures mise en attente de traitement.

 

F-STE-SUIVANTES

Utilisation du package facturation pour d'autres sociétés installées sur le même ordinateur.


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