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GESTION DES DEBITEURS



L’application « gestion des débiteurs » permet de:

  • Enregistrer les paramètres des débiteurs.

  • Comptabiliser les factures.

  • Suivre les factures impayées ou partiellement payées.

  • Enregistrer les encaissements des clients.

Les comptes concernés sont simultanément et automatiquement tenus dans la comptabilité auxiliaire des tiers et dans la comptabilité générale.

Cet ensemble de programmes permet d'imprimer, d’interroger et d’analyser les informations essentielles. C’est donc un outil favorisant une gestion rationnelle et efficace.

 

Initialisation

  • Introduction des paramètres débiteurs qui serviront à la comptabilisation automatique des factures et des encaissements

  • Saisie, modification des informations sur les débi­teurs avec ouverture automatique des comptes de tiers

 

Opérations

  • Comptabilisation automatique des factures.

  • Interrogation / impression des comptes.

  • Enregistrement des encaissements, facture par facture, ou globalement avec possibilité d'escomptes ou l'utilisation de notes de crédit.

  • Interrogation des factures et des notes de crédit non soldées.

  • Gestion automatique des rappels.

  • Impression de la liste des impayés après envoi du troisième rappel.

  • Impression de relevés de comptes (détail des opérations) sur papier A4 avec édition de l’adresse pour enveloppe à fenêtre.

  • Impression de relevés de factures encore ouvertes toutes échéances con­fondues ou sélectionnées selon les dates d'émissions.

  • Impression du solde des comptes clients.

  • Impression de la liste des débiteurs.

  • Impression du journal des encaissements.

  • Interrogation / impression du chiffre d'affaires global ou sur une période, par client.

 

Utilitaires

  • Enregistrement ou annulation de postes ouverts hors comptabilité.

  • Modification des textes standards de rappels.

  • Contrôle automatique d’égalité entre les comptes clients et les postes ouverts.

  • Divers programmes de réorganisation de fichiers.

Il est à noter que la recherche d'un débiteur se fait aussi bien par son numéro que par son nom (avec traitement des homonymes éventuels).

 

 

OPTIONS

D-RESUM-FAC
Ce module permet un enregistrement résumé des factures.

Lors de l’exécution de la comptabilisation des factures, un journal des factures sera imprimé, (pas les factures) les postes ouverts et chaque compte de client seront imputés du montant des factures. Dans la comptabilité générale, les comptes collectifs seront touchés par un montant global concernant le total des factures et les contreparties seront ventilées dans les divers comptes de ventes.

Si le module TVA est installé, celle-ci sera gérée automatiquement.

 

D-HIST-FAC

Cette option permet de gérer un historique des divers mouvements ayant touchés une facture. Ainsi il est possible d’interroger un client et de retrouver l’historique de chaque facture, de l’émission à l’encaissement final avec les éventuelles mentions des rappels. C’est un complément aux programmes d’interrogation des postes ouverts et des comptes clients. Le premier affiche simplement les factures impayées ou partiellement payées, le second affiche tous les mouvements, mais dans l’ordre des opération ou des dates valeurs. L’historique permet donc d’afficher de manière regroupée toutes les opérations ayant touchées une facture.

 

D-EXTRACT

Extraction du fichier des clients et des postes ouverts sous une forme exploitable directement par divers tableurs (Lotus, Excel, etc. ...) ou votre traitement de textes Word.

 

D-FAC-SECT

Imputation d'une section (compte analytique) par facture émise. Le montant imputé correspond au total hors taxe de la facture.

 

D-MULTI-COLLECTIF

Possibilité au niveau du client d’enregistrer le compte collectif de la comptabilité général auquel il est rattaché. Dans la configuration de base, un seul collectif est enregistré lors de l’installation et c’est ce compte qui est utilisé.

Possibilité d’enregistrer jusqu’à 20 comptes différents.

 

D-OCRB

Permet l'enregistrement comptable et la gestion des postes ouverts par la lecture d'une disquette bancaire ou PTT contenant les encaissements clients. Cette option fonctionne obligatoirement avec l'option de la facturation "F-OCRB".

 

F-LANGUE

Cette option donne la possibilité de gérer les débiteurs en fonction de leur langue. Les états imprimés, susceptibles d’être envoyés aux clients seront édités dans la langue appropriée. Les langues disponibles sont : le français, l’anglais, l’allemand ou l’italien.

 

D-TEXTES-INFO

Ce groupe de programme à pour but de permettre à l’utilisateur de définir lui-même des informations complémentaires non prévues dans le fichier de base des clients.

L’utilisateur peut ainsi spécifier ses propres champs d’informations et les exploiter en les intégrant dans un traitement de texte ou un tableur.

Cette option permet d’associer deux fiches complémentaires directement aux informations de chaque client et de les atteindre par un simple clic sur des icônes.


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